(Re)devenez maître de votre espace-temps

Les interruptions sont les grandes ennemies de votre productivité. Chaque fois que votre attention est détournée, il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver un état de concentration optimal.

Appels impromptus, notifications intempestives, messages Slack, et même vos propres pensées peuvent perturber votre travail. La première étape pour limiter ces distractions est de les identifier.

Prenez une journée pour observer et noter ce qui vous interrompt le plus souvent. Est-ce externe (collègues, clients, enfants) ou interne (votre tendance à vérifier les réseaux sociaux ou à penser à mille choses à la fois) ?

Quelques pistes concrètes pour limiter les interruptions :

• Créez des plages de travail ininterrompu : bloquez des créneaux sur votre agenda où vous interdisez toute interruption, sauf en cas d’urgence. Informez vos proches ou vos collègues de ces horaires.
• Neutralisez les distractions numériques : désactivez les notifications sur votre téléphone ou passez-le en mode avion. Sur votre ordinateur, fermez les onglets inutiles et testez des applications comme Freedom, qui bloque l’accès aux sites distrayants, ou Forest, qui vous incite à rester concentré en plantant un arbre virtuel.
• Espace de travail dédié : si possible, aménagez un coin calme où vous vous sentez en condition de travail. Une porte fermée peut être un signal clair pour éviter les interruptions.
• Planifiez vos interruptions : prévoyez des moments dans la journée pour répondre aux emails, consulter vos messages, ou faire un tour sur vos réseaux. Cela vous évitera de céder à la tentation entre deux tâches.

Enfin, soyez indulgent avec vous-même. Si vous remarquez que vous êtes facilement distrait, ne culpabilisez pas : cela arrive à tout le monde. L’idée n’est pas de viser un contrôle parfait, mais de mettre en place des habitudes qui vous aident à rester concentré plus longtemps. Résultat ? Plus de sérénité, moins de stress, et un vrai sentiment d’accomplissement en fin de journée.

Le mythe du multitasking : une tâche à la fois !

Le multitasking a longtemps été présenté comme une compétence précieuse, mais les études montrent qu’il s’agit en réalité d’un mythe. Lorsque nous tentons de jongler entre plusieurs tâches, notre cerveau passe constamment d’une activité à l’autre, ce qui augmente la charge cognitive et diminue notre efficacité. Résultat : tout prend plus de temps, et la qualité de notre travail en pâtit.

Pour illustrer cela, imaginez que vous êtes en train de répondre à un email tout en discutant avec un client au téléphone. Vous pensez gagner du temps, mais en réalité, votre cerveau est constamment en train de recalibrer son attention entre ces deux activités. Vous risquez non seulement de faire des erreurs dans votre email, mais aussi de manquer des informations clés dans votre conversation.

Pourquoi privilégier une tâche à la fois ?

Se concentrer pleinement sur une tâche permet d’entrer dans un état de « flow », cette zone où vous êtes complètement absorbé(e) et performant(e). C’est dans cet état que vous accomplissez vos missions plus rapidement et avec une qualité supérieure. De plus, en terminant chaque tâche avant de passer à une autre, vous ressentez un vrai sentiment d’accomplissement, ce qui booste votre motivation pour la suite.

Quelques astuces pour dire adieu au multitasking :

• Fermez tout ce qui n’est pas lié à votre tâche actuelle : si vous rédigez un devis, n’ayez pas vos emails ou les réseaux sociaux ouverts en parallèle. Moins de distractions signifie plus d’efficacité.
• Gérez les pensées intrusives : si une idée ou une tâche vous traverse l’esprit pendant que vous travaillez, notez-la rapidement sur un post-it ou dans une application comme Notion. Vous pourrez vous y consacrer plus tard.
• Bloquez du temps dans votre agenda : attribuez des créneaux spécifiques à chaque tâche. Par exemple, consacrez une heure le matin à la rédaction et une autre l’après-midi à la gestion des emails.

Adopter le single-tasking demande un peu de pratique, mais les résultats en valent la peine. Vous découvrirez rapidement que vous travaillez mieux, plus vite, et surtout avec moins de stress.

Alors, faites le test : la prochaine fois que vous avez plusieurs choses à gérer, choisissez une seule tâche et donnez-lui toute votre attention. Vous serez surpris(e) de ce que vous pouvez accomplir en si peu de temps !

Planifiez et faites le point régulièrement

Une bonne planification, c’est comme poser les rails avant de faire avancer le train. Elle vous permet d’avoir une vision claire de votre journée, semaine ou mois, tout en anticipant les imprévus. Mais planifier ne suffit pas : il est tout aussi essentiel de faire des points réguliers pour ajuster votre cap. Ces moments de réflexion vous aident à rester aligné(e) avec vos priorités et à éviter la dispersion.

Pourquoi planifier est indispensable ?

Commencer une journée sans plan revient à naviguer sans boussole : vous risquez de passer plus de temps à vous demander quoi faire qu’à accomplir des tâches. En planifiant vos priorités à l’avance, vous réduisez votre stress, évitez de procrastiner et terminez la journée avec le sentiment gratifiant d’avoir avancé.

Pourquoi faire le point ?

Même avec le meilleur des plans, la vie d’un freelance est ponctuée d’imprévus : un client change ses attentes, une urgence survient, ou vous vous rendez compte qu’une tâche prend plus de temps que prévu. Faire un bilan, que ce soit en début ou en milieu de journée, vous permet de réévaluer vos priorités, de déléguer si nécessaire, ou de reporter ce qui n’est pas essentiel.

Quelques bonnes pratiques :

• Planifiez en amont : le dimanche soir ou le lundi matin, prenez 30 minutes pour structurer votre semaine. Identifiez les tâches prioritaires, les projets en cours et les deadlines importantes. Pour chaque journée, sélectionnez 2 à 3 objectifs principaux.
• Faites un point quotidien : chaque soir ou chaque matin, consacrez 5 minutes à revoir vos tâches accomplies et celles restantes. Posez-vous ces questions simples : ai-je respecté mes priorités ? Que dois-je ajuster pour demain ?
• Le reboot de mi-journée : à 14h, accordez-vous un temps pour vérifier votre avancement. C’est un moment idéal pour reprendre votre souffle, réorganiser vos tâches et repartir du bon pied. Cela évite aussi la frustration de découvrir en fin de journée que certaines choses importantes n’ont pas été faites.
• Soyez flexible : planifier ne signifie pas tout contrôler. Il s’agit d’avoir un cadre qui s’adapte à la réalité. Si une tâche doit être reportée, faites-le sans culpabiliser, tant que vos priorités restent claires.

Planifier et faire des points réguliers, c’est comme ajuster le cap d’un bateau : cela vous garde sur la bonne voie, tout en vous permettant de naviguer avec souplesse face aux aléas. Et au final, cela vous aide à travailler avec plus de sérénité et d’efficacité. Essayez : vous verrez que prendre un peu de temps pour organiser vos journées peut en faire gagner beaucoup !

Les pauses : un ingrédient clé de l’efficacité

Les pauses ne sont pas une perte de temps, bien au contraire. Elles sont essentielles pour maintenir votre productivité, protéger votre santé mentale et booster votre créativité. Notre cerveau n’est pas conçu pour travailler en continu : alterner travail intense et moments de repos est indispensable pour rester performant et éviter l’épuisement.

Pourquoi les pauses sont-elles si importantes ?

Quand vous travaillez sans relâche, votre cerveau sature. Ce phénomène, appelé “diminution des ressources cognitives”, se traduit par une baisse de concentration, des erreurs plus fréquentes et une sensation d’épuisement. À l’inverse, une pause bien placée permet de rebooter votre esprit, de relâcher la pression et de revenir à vos tâches avec une énergie renouvelée.

Les neurosciences le confirment : en s’éloignant temporairement d’un problème, le cerveau continue de travailler dessus en arrière-plan, favorisant de nouvelles idées et connexions. Vous êtes souvent plus créatif après une pause qu’en insistant sans relâche sur une tâche.

Comment intégrer des pauses efficaces dans votre routine ?

• Rythmez votre journée : appliquez des techniques comme le Pomodoro (25 minutes de travail, 5 minutes de pause) ou travaillez par blocs de 90 minutes suivis d’une pause plus longue. Trouvez le rythme qui vous convient le mieux.
• Déconnectez vraiment : une pause efficace ne consiste pas à scroller sur les réseaux sociaux ou à répondre à vos emails. Préférez des activités qui vous permettent de déconnecter mentalement, comme marcher, écouter de la musique ou simplement regarder par la fenêtre.
• Bougez : levez-vous, étirez-vous, marchez un peu. Ces mouvements simples favorisent la circulation sanguine, ce qui oxygène votre cerveau et améliore votre concentration.
• Respectez vos limites : lorsque vous ressentez un coup de fatigue ou un manque d’attention, écoutez votre corps. Une pause courte mais bien placée vaut mieux qu’une heure passée à essayer de travailler sans réelle efficacité.

Les pauses dans la pratique :

Imaginez que vous êtes plongé(e) dans une tâche complexe depuis deux heures. Vous sentez que votre concentration faiblit et que vos idées tournent en rond. Plutôt que de continuer à forcer, accordez-vous une pause de 10 minutes. Faites une activité totalement différente, comme sortir respirer un peu d’air frais ou préparer une boisson chaude. Lorsque vous reviendrez à votre tâche, vous verrez les choses sous un angle neuf et vous serez bien plus efficace.

Les pauses ne sont pas du temps perdu : elles sont une stratégie. En les intégrant à votre routine, vous travaillez mieux, plus vite et avec plus de plaisir. Alors, osez lever le pied pour avancer encore plus loin !

Soyez indulgent envers vous-même

La vie de freelance n’est pas un long fleuve tranquille : entre les imprévus des clients, les délais serrés et la pression que l’on se met soi-même, il est facile de se sentir dépassé. Pourtant, apprendre à être indulgent envers soi-même est essentiel pour durer sur le long terme.

Être bienveillant avec soi, ce n’est pas se complaire dans la médiocrité, mais reconnaître que l’on ne peut pas toujours être à 100 % et que chaque jour est une nouvelle occasion de progresser.

Pourquoi l’indulgence est-elle si importante ?

Nous avons tendance à nous juger plus durement que nous ne le ferions pour un collègue ou un ami. Pourtant, l’auto-critique excessive peut rapidement devenir contre-productive, générant stress et démotivation. À l’inverse, une approche bienveillante permet de transformer les échecs en apprentissages et les journées difficiles en opportunités d’amélioration.

Quelques pistes pour cultiver cette indulgence :

• Faites la paix avec l’imperfection : tout ne sera pas parfait, et c’est normal. L’important est d’avancer et d’apprendre. Un projet peut toujours être peaufiné, mais ce n’est pas une raison pour ne pas le livrer.
• Célébrez vos victoires : prenez le temps de reconnaître vos réussites, même les petites. Avez-vous bouclé une tâche importante aujourd’hui ? High five !
• Reformulez vos pensées : plutôt que de vous dire « Je n’ai pas réussi à tout faire », concentrez-vous sur ce que vous avez accompli : « J’ai terminé cette tâche complexe, et c’est déjà hyper cool. »
• Fixez des attentes réalistes : évitez de vous surcharger avec une liste interminable de tâches. Planifiez moins, mais mieux, en priorisant ce qui compte vraiment.

À vous de jouer !

Pour récapituler :

• Réduisez les interruptions ;
• Concentrez-vous sur une tâche à la fois ;
• Faites des points réguliers pour ajuster votre cap ;
• Prenez des pauses efficaces.Accordez-vous de la bienveillance.

Ces principes sont des bases solides pour apprivoiser votre temps et organiser votre quotidien. Mais la clé reste personnelle : à vous de composer une organisation qui résonne avec vos besoins et objectifs. Rappelez-vous : ce n’est pas le temps que vous gérez, mais vos priorités. Et si vous avez besoin d’un coup de pouce pour trouver votre méthode, plongez dans la méthode Getting Things Done ou explorez d’autres approches qui vous inspirent.

Ressources complémentaires

• Livre : S’organiser pour réussir de David Allen
• Podcast : L’art de gérer son temps de Ckris Bonjean
• Podcast : Productif au quotidien de Matthieu Desroches
• Livre : La 25e Heure de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont

En utilisant ces techniques et ressources, vous serez bientôt en mesure de reprendre les rênes de votre quotidien. Alors, prêt(e) à relever le défi ? 😊