Collaboration entre freelances : comment facturer intelligemment

Être indépendant ne signifie pas travailler constamment seul ! Unir nos forces avec d’autres freelances nous permet d’élargir nos offres, d’explorer de nouveaux formats de projets ou encore de collaborer avec des profils complémentaires au nôtre. Cela nous permet de viser des projets plus ambitieux et, surtout, de partager nos compétences. Cependant, une ombre plane souvent sur cette configuration : la facturation du projet. Aujourd’hui, je me penche sur ce sujet auquel bon nombre de micro-entrepreneurs sont confrontés au cours de leur carrière, afin de discuter ensemble des pièges à éviter et d’une solution à ce problème récurrent 🙂

Le casse-tête de la facturation en micro-entreprise

Quand on commence à collaborer avec d’autres freelances, tout est fluide… jusqu’à la question de la facturation. À ce moment-là, c’est souvent le brouillard total : est-ce que je facture tout ? Est-ce qu’on divise les montants ? Comment éviter de payer des charges pour mes collègues ? Pas toujours évident de s’y retrouver, et pourtant, c’est un point clé pour que la collaboration se passe bien. Coup de projecteur sur les différents contextes qui se présentent à vous :

1️⃣ Un freelance facture tout le projet

Dans cette configuration, l’un des freelances prend le rôle de « leader » administratif : c’est lui qui facture l’intégralité du projet au client. Une fois les fonds reçus, il redistribue ensuite les paiements à ses coéquipiers, en fonction des tâches que chacun a réalisées. Sur le papier, cette option semble être la plus simple et rapide à mettre en place : une seule facture, un seul interlocuteur pour le client, et la gestion des paiements en interne.
.

➕ Avantages

• Simplicité pour le client : une seule facture à traiter, ce qui facilite la gestion administrative de son côté. C’est un point qui peut jouer en votre faveur pour fidéliser le client.
• Meilleure coordination entre freelances : vous avez une vue d’ensemble sur les paiements et pouvez vous assurer que tout est bien réparti.

➖ Inconvénients :

• Charges sociales multipliées : le gros souci, c’est que le freelance qui facture tout paye des cotisations sociales sur l’intégralité du montant, y compris sur la part des autres freelances. Par exemple, si vous facturez 10 000 € pour un projet, mais que 5 000 € reviennent à vos collaborateurs, vous paierez quand même vos charges sur 10 000 €. Cela n’empêchera pas que vos collaborateurs honorent également leur part de cotisations sociales. Vous multipliez donc les charges sur un même projet.
• Chiffre d’affaires  » gonflé «  : comme vous facturez le projet en entier, le montant total est ajouté à votre chiffre d’affaires. Si vous êtes en micro-entreprise, cela peut rapidement vous faire dépasser le seuil de 77 700 € annuel (en 2024) pour les prestations de service, ce qui pourrait vous faire basculer vers un autre régime fiscal moins avantageux.

   

  2️⃣ Chaque freelance facture sa part

  Avec cette option, chacun des freelances émet sa propre facture pour la partie du projet dont il a été responsable. Par exemple, si vous avez travaillé sur un projet de site web avec un graphiste, un développeur et un rédacteur, chacun facture séparément le client pour la prestation qu’il a fournie. Cela semble plus juste, car chaque freelance est directement payé pour son travail, sans intermédiaire.

  .
  ➕ Avantages

  • Répartition équitable des paiements : chaque freelance facture et reçoit directement sa part du projet. Il n’y a pas de confusion ou de risque de mauvaise gestion entre collaborateurs.
  • Pas de charges sociales inutiles : vous ne payez des cotisations que sur ce que vous avez réellement gagné, sans avoir à vous soucier des montants destinés aux autres freelances.

  ➖ Inconvénients :

  • Complexité pour le client : cette option peut vite devenir un casse-tête pour le client, surtout si plusieurs freelances sont impliqués. Il doit gérer plusieurs devis, plusieurs acomptes, plusieurs factures, plusieurs paiements, et cela peut être perçu comme une lourdeur administrative. Cette impression de désorganisation peut nuire à l’image que le client a de vous et de votre équipe.
  • Problèmes de coordination : si l’un des freelances tarde à envoyer sa facture ou que les montants ne sont pas bien définis en amont, cela peut retarder les paiements ou créer des frictions au sein de l’équipe.

    Conseil : Cette méthode est idéale si le client est habitué à travailler avec des freelances ou sur des projets complexes. Cependant, pour éviter la confusion, pensez à bien coordonner les factures avec vos partenaires pour que tout soit clair pour le client.

3️⃣ Créer un Groupement d’Intérêt Économique (GIE)

Le GIE est une structure juridique ancienne, mais encore utilisée. Elle permet à des indépendants de se regrouper pour travailler ensemble sur des projets communs tout en gardant chacun leur statut de micro-entrepreneur. Le GIE facture le client pour l’ensemble du projet, puis répartit les montants entre les membres en fonction de leur contribution. Cela donne un cadre plus formel aux collaborations sans pour autant créer une société à part entière.

.
➕ Avantages

• Conservation du statut de micro-entrepreneur : vous pouvez rester sous le régime de la micro-entreprise tout en bénéficiant d’une structure qui formalise vos collaborations.
• Mutualisation des compétences : le GIE facilite la gestion des projets collectifs, notamment en clarifiant la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres.

➖ Inconvénients :

• Gestion lourde : la création d’un GIE nécessite des démarches administratives et une gestion comptable plus complexe que la simple micro-entreprise. Il faut, par exemple, rédiger des statuts, tenir des comptes et respecter des obligations juridiques spécifiques.
• Responsabilité solidaire : les membres du GIE sont responsables solidairement des dettes de l’association. Cela signifie que si l’un des freelances commet une erreur ou s’endette, les autres membres peuvent être tenus de couvrir ces dettes.
• Solution vieillissante : bien que fonctionnelle, le GIE est considéré par beaucoup comme un outil un peu daté. Dans le contexte actuel, des solutions plus modernes existent pour gérer la facturation en équipe.

Recommandation : Le GIE peut être intéressant si vous envisagez de collaborer de manière récurrente avec les mêmes freelances et que vous voulez un cadre juridique solide. Cependant, il demande une certaine organisation et une bonne entente entre les membres pour bien fonctionner.

4️⃣ Créer une Société en Participation (SEP)

La Société en Participation (SEP) est une solution intermédiaire entre la micro-entreprise et la société. Elle permet de formaliser vos collaborations de manière souple, sans avoir à créer une véritable société. Les freelances s’associent temporairement pour un projet donné, tout en gardant leur indépendance. Ce type de société est caché aux yeux du public (elle n’a pas d’existence juridique propre), mais elle nécessite un contrat entre les parties pour organiser la collaboration.

.
➕ Avantages

• Flexibilité : la SEP permet de formaliser une collaboration ponctuelle ou récurrente sans avoir à créer une société pérenne. Chaque freelance reste indépendant et peut continuer ses autres activités à côté.
• Responsabilités partagées : les freelances membres de la SEP partagent les responsabilités liées au projet, ce qui permet d’éviter que tout repose sur une seule personne.
• Répartition claire des rôles : un contrat régit les relations entre les partenaires, ce qui clarifie la répartition des tâches, des bénéfices et des risques.

➖ Inconvénients : 

• Contrat obligatoire : il est impératif de formaliser la SEP avec un contrat. Cela nécessite donc des compétences juridiques ou l’intervention d’un professionnel du droit pour éviter les mauvaises surprises.
• Risques partagés : même si la société n’existe pas juridiquement, en cas de problème (litige, impayé, etc.), tous les freelances membres de la SEP sont concernés. Il est donc crucial de bien choisir ses partenaires.
• Moins connu : ce type de structure reste méconnu et peut parfois effrayer certains clients ou partenaires peu familiers avec ce modèle.

Conseil : La SEP est une bonne solution pour les collaborations régulières entre freelances, surtout si vous voulez formaliser vos relations sans créer de société. Toutefois, assurez-vous que le contrat soit bien rédigé et que chacun comprenne ses responsabilités.

La solution Collective : l’outil intelligent pour les freelances qui collaborent

Petit nouveau sur le marché, Collective.work a fait une apparition tambour battant en s’appropriant le problème de la multi-facturation en freelance. Cette plateforme propose un outil pensé spécialement pour les freelances qui travaillent ensemble sur des projets. Cet outil permet de simplifier les démarches de facturation et de répartition des paiements, tout en respectant les spécificités du statut de micro-entrepreneur.

Pourquoi je l’adore 👌🏻 :

• Une seule facture pour le client : au lieu d’envoyer plusieurs factures séparées (une par freelance), Collective permet de regrouper tous les paiements dans une seule facture globale. Le client n’a qu’un seul document à gérer, ce qui simplifie ses démarches administratives.
• Répartition automatique des paiements : une fois la facture payée par le client, l’outil redistribue automatiquement les montants à chacun des freelances, selon la répartition définie au préalable. Pas besoin de s’inquiéter de calculer manuellement qui doit recevoir quoi.
• Pas de double cotisation : contrairement à certaines solutions où celui qui facture le projet entier doit payer des charges sociales sur la totalité de la somme, Collective s’assure que vous ne payez des cotisations que sur la part qui vous revient réellement. Cela permet d’optimiser la gestion de vos charges sociales.
• Protection du chiffre d’affaires : en utilisant cet outil, vous évitez que des collaborations répétées gonflent artificiellement votre chiffre d’affaires. Cela vous permet de rester dans les seuils de la micro-entreprise et d’éviter de basculer vers un régime fiscal moins favorable.

• Frais de service transparents : Collective prélève des frais de service en fonction du montant total de la facture. Ces frais couvrent l’utilisation de la plateforme, la sécurisation des paiements et la gestion administrative. Ils sont clairement indiqués dès le départ, ce qui permet à chaque freelance de savoir exactement combien il percevra une fois les frais déduits.

• Paiements sécurisés et garantis : Collective garantit la sécurisation des paiements. Cela signifie que vous êtes assuré de recevoir votre rémunération une fois le projet livré et payé par le client. Cela évite les retards de paiement ou les litiges liés à la répartition des sommes.

Si vous souhaitez tester cet outil et en apprendre davantage sur son fonctionnement, filez consulter le site de Collective.work. Leur documentation est complète et guidée !

Collaborer, oui… mais attention à ne pas perdre votre indépendance !

Travailler en équipe est une belle opportunité pour développer notre activité, mais il est essentiel de ne pas trop fusionner avec vos collaborateurs. Même en micro-entreprise, l’administration peut être pointilleuse sur certaines pratiques. Si vous collaborez toujours avec les mêmes personnes, partagez régulièrement des clients ou des outils, l’administration pourrait considérer que vous formez une « société créée de fait ». Ce statut est à éviter, car il pourrait entraîner des sanctions fiscales et des obligations administratives bien plus lourdes.

Quelques bonnes pratiques pour garder votre indépendance :

• Varier les partenaires : collaborer avec des freelances différents selon les projets vous permet de montrer que vous restez indépendant. C’est aussi l’occasion d’élargir votre réseau et d’enrichir vos compétences.
• Continuer à travailler en solo : n’oubliez pas de maintenir des projets en solo. Cela prouve que vous n’êtes pas dépendant de vos collaborations et que vous pouvez mener à bien des missions en toute autonomie.
• Séparer vos outils et matériel : chaque freelance doit utiliser ses propres outils et équipements (logiciels, ordinateurs, etc.). Évitez de partager ce type de ressources pour ne pas créer de confusion sur la nature de votre relation professionnelle.

En cas de collaborations fréquentes avec les mêmes freelances, il peut être intéressant de formaliser vos relations par un Contrat de Partenariat Commercial. Ce document encadre vos projets communs tout en respectant votre statut d’indépendant. Une bonne protection juridique pour éviter tout malentendu.