Maîtriser vos devis et factures, c’est plus qu’une obligation : c’est un vrai levier pour renforcer la confiance avec vos clients et piloter votre activité comme un·e pro. Pour celles et ceux qui n’auraient pas encore leur Kit Admin’ et tarification, clarifions les bases et donnons un contexte clair pour celles et ceux qui débutent.
Maîtriser les bases des devis et factures pour vos prestations
Vocabulaire essentiel de l’administratif freelance
Quand on parle de devis et de factures, il est essentiel de bien comprendre leur rôle. Rafraichissons-nous la mémoire avec de bonnes vieilles définitions :
- Le devis : c’est une proposition commerciale qui détaille précisément ce que vous offrez, à quel prix, et dans quelles conditions. Il est généralement accompagné des CGV. Une fois signé ou validé par le client, il devient un contrat. En clair : pas de prestation sans devis détaillé, pour cadrer la presta et éviter les malentendus.
- La facture : c’est le document qui officialise la transaction. Elle atteste que la prestation a été réalisée et sert de justificatif comptable et fiscal. Bon à savoir : vous devez émettre des factures également lors de vos phases d’acompte.
- Les conditions générales de vente (CGV) : les CGV sont les règles du jeu contractuel. Elles définissent les obligations respectives du prestataire et du client (modalités de paiement, délais d’exécution, pénalités, responsabilités en cas de litige, etc.). En tant que micro-entrepreneur·e, elles ne sont pas obligatoires, mais elles sont vivement recommandées pour éviter toute ambiguïté ou contestation. Astuce : incluez-les et faites-les signer en parrallèle de votre devis.
- L’acompte : un acompte est une somme versée par le client avant la réalisation de la prestation. C’est une forme d’engagement mutuel : le client montre sa volonté de collaborer, et vous vous engagez à livrer la prestation. Attention, un acompte engage légalement les deux parties.
👉🏻 Bon à savoir : en prestation de service, il est courant de demander 30% ou 50% d’acompte au lancement du projet. Lors des prestations longues, on peut également demander plusieurs acomptes. - La cession de droits : si vous travaillez dans un domaine créatif (design, écriture, photographie…), la cession de droits est essentielle. Elle formalise les droits d’utilisation que vous accordez à votre client sur votre création. Indiquez clairement : les droits concernés (reproduction, diffusion, modification, etc.), l’étendue et destination des droits (supports, usages), la zone géographique d’exploitation (local, national, mondial) ainsi que la durée de la cession.
Les étapes clés d’une prestation bien cadrée
Maintenant que les bases sont claires, passons aux étapes indispensables pour gérer vos prestations de manière professionnelle, du premier échange avec le client jusqu’au paiement final.
1/ Prise de contact : écouter et cerner les besoins client
La relation commence par un échange où vous allez poser les bonnes questions pour comprendre précisément les attentes du client. Ce moment est crucial : c’est ici que vous identifiez la portée du projet, les contraintes éventuelles et les résultats attendus.
📣 Conseil : n’hésitez pas à reformuler les besoins du client et à rédiger ensemble le cahier des charges/brief pour valider que vous êtes sur la même longueur d’onde.
2/ Rédaction et envoi du devis : formalisme et clarté
Le devis est votre premier engagement écrit. Prenez le temps de le rédiger avec soin :
- Soyez précis·e dans la description des prestations, sans jargon inutile.
- Indiquez un tarif global certes, mais aussi détaillé (tarifs unitaires, options, frais annexes).
- Ajoutez vos CGV en annexe et demandez une signature pour chaque document.
👉🏻 Astuce : utilisez un outil ou un logiciel comme Freebe ou Indy pour automatiser le formatage de vos devis. Cela garantit leur conformité et vous fait gagner un temps précieux.
3/ Validation du devis et des CGV : formaliser l’accord
Un devis n’a de valeur légale que s’il est signé et daté par le client, avec la mention « Bon pour accord ». Si le client hésite, soyez prêt·e à répondre à ses questions ou à ajuster certains éléments. En revanche, évitez les promesses verbales : tout ce qui est acté doit figurer dans le devis ou dans un avenant.
4/ Réalisation de la prestation : respectez vos engagements
Une fois le devis validé, passez à l’exécution. Respectez scrupuleusement ce qui a été convenu. Si des modifications s’imposent en cours de route, rédigez un avenant que le client devra valider. Ce document est indispensable pour justifier toute évolution des délais ou du budget.
5/ Facturation : une étape clé pour être payé·e dans les temps
Dès la fin de votre prestation (ou lors d’une étape intermédiaire si des acomptes ont été prévus), émettez une facture conforme.
👉🏻 Bon à savoir : en cas de cession de droits, détaillez ces derniers sur votre facture pour formaliser leur transfert (droits cédés, durée, supports, territoires) ou accolez un contrat de cessions détaillées en complément.
6/ Suivi du paiement : ne laissez rien traîner
Ne négligez pas cette étape ! Relancez rapidement si le paiement tarde. Voici quelques conseils pour éviter les mauvaises surprises :
- Mentionner le délai de paiement dès le départ (30 jours maximum).
- Envoyez des rappels amicaux avant d’arriver à l’échéance.
- N’hésitez pas à facturer des pénalités en cas de retard prolongé.
Si le problème persiste, envisagez une procédure de recouvrement amiable ou, en dernier recours, judiciaire.
L’élaboration d’un devis en freelance
Le devis est un document où figure la description détaillée et tarifée des produits/services qui seront fournis au client. Il sert à sécuriser les accords avec notre client avant de démarrer notre mission. C’est un véritable support juridique qui a valeur de contrat.
Son rôle est de protéger les deux parties en cas de litige. Il est important d’y annexer vos Conditions Générales de Vente (CGV) pour encore plus de clarté et de sécurité.
Pour l’estimer correctement il est important de bien calculer certains points : le coût des matières premières, la main d’œuvre, la marge nécessaire ou encore le temps alloué et les imprévus.
Une fois les éléments listés et le contenu défini, il est important de respecter quelques règles pour rédiger un document conforme.
Les mentions obligatoires du devis en micro-entreprise :
- Le nom, la raison sociale et les coordonnées de votre entreprise (n’oubliez pas la mention EI ou entrepreneur individuel à la suite de votre nom)
- Votre n°SIREN – n°affiliation – code métier
- Le nom, la raison sociale et les coordonnées de votre client (son n°SIREN + n° de TVA si c’est un professionnel)
- Le numéro du devis (numéro unique et selon une séquence chronologique et continue)
- La date d’émission du devis
- La durée de validité (exemple : “ce devis est valable sous 30 jours à compter de sa date d’émission”)
- Votre numéro d’identification à la TVA (si vous y êtes soumis) ou la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI”
- Le libellé de votre prestation
Puis dans un second temps (la plupart du temps sous la forme d’un tableau à colonnes) faites figurer :
- La dénomination précise des services
- Le prix unitaire/le tarif journalier/le tarif horaire HT de chacun
- La quantité relative (si prix horaire = nombre d’heures dédiées à la tâche)
- Le montant de TVA (si TVA applicable)
- Le prix TTC de chacun (si applicable)
- La mention « prestation de services » (ou « livraison de biens » pour les BIC)
Enfin pour terminer, en bas de page :
- Date (ou délai) et adresse de livraison/prestation
- Modalités de paiement (virement, chèque…)
- Délai de paiement et échelonnement le cas échéant
- Pénalités appliquées en cas de retard de paiement
- Durée de validité du devis
Terminez votre devis par « bon pour accord et exécution en date du : … » accompagné d’un espace vide pour la signature de votre client. Une fois signé, le devis devient un véritable engagement et fera office de contrat commercial.
L’élaboration d’une facture en freelance
Il est obligatoire de fournir une facture à son client dès le dernier jour d’exécution de notre service. C’est la preuve juridique que notre prestation a bien été réalisée.
C’est un document à ne pas négliger car, bien rédigé, il permet de se prémunir d’éventuels complications en cas de retard et de refus de paiement.
Les mentions obligatoires de la facture en micro-entreprise :
- Le nom, la raison sociale et les coordonnées de votre entreprise (n’oubliez pas la mention EI ou entrepreneur individuel à la suite de votre nom)
- Votre n°SIREN – n°affiliation – code métier
- Le nom, la raison sociale et les coordonnées de votre client (son n°SIREN + n° de TVA si c’est un professionnel)
- Le numéro de la facture (numéro unique et selon une séquence chronologique et continue)
- La date d’émission de la facture
- La date de la prestation de service (si différente de la date d’émission)
- Votre numéro d’identification à la TVA (si vous y êtes soumis) ou la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI”
- Le libellé de votre prestation
Ensuite, la facture reprend exactement les même infos prestations que le devis signé par le client (détails des prestations, tarifs, rabais, TVA, montant total HT et TTC à régler…). À cela s’ajoute :
- Le délai de paiement, les taux des pénalités de retard
- La mention de l’indemnité forfaitaire qui est prévue en cas de retard de paiement.
Support et conservation
La facture doit être rédigée sur support papier ou électronique (PDF), et envoyée à l’acheteur même s’il n’en fait pas la demande. Il est obligatoire de conserver ses factures au moins 3 ans à compter de la vente, fiscalement ce délai est de 6 ans, et il est fortement conseillé de les conserver au moins 10 ans.
👀 Attention : un devis signé ne fait pas office de facture ! Un devis signé par le vendeur et l’acheteur fait par contre office de contrat, engageant les deux parties à fournir le travail annoncé d’un côté, et à payer ce dernier de l’autre. En effet, la facture peut être différente du devis selon les imprévus qui peuvent survenir (les imprévus peuvent faire l’objet d’un devis complémentaire).
Quelques conseils pour bien rédiger vos devis et factures
- Ne travaillez jamais sans avoir un devis signé par votre client.
- D’expérience, je vous encourage à ajouter toutes les mentions qui vous semblent pertinentes sur vos devis. Mieux vaut trop de détails que pas assez, cela cadrera au mieux vos prestations !
- Pensez à demander un acompte à la signature du devis (entre 30% et 50% de la prestation). Il vous protègera des mauvaises surprises et vous permettra de gérer plus aisément votre trésorerie. Toute demande d’acompte doit être accompagnée d’une facture d’acompte.
- Pour une prestation longue, par exemple sur plusieurs mois, prévoyez de scinder vos paiements et d’envoyer des factures mensuelles. Vous pouvez soumettre un calendrier de paiement à votre client lors de la rédaction de votre devis.
- Soignez vos CGV, elles vous couvriront en cas de désaccord. Pensez-donc bien à les personnaliser en fonction de votre activité et de votre fonctionnement
- Pour éviter de dépasser les actions prévues dans votre devis, vous pouvez insérer les mentions suivantes : « toute prestation supplémentaire demandée par le Client donnera lieu à la création d’un nouveau devis ».
- N’acceptez jamais de réaliser des prestations complémentaires sans avoir un nouveau devis signé.
- Misez sur le professionnalisme ! Vos clients ne vous reprocheront jamais d’être trop prévenant et de vous fournir un document détaillé. Cela vous évitera par ailleurs quelques mauvaises surprises.
Conclusion : bien rédiger ses devis et factures, c’est essentiel
Un devis et une facture bien rédigés, c’est l’assurance d’une relation client saine et d’une activité en règle. En soignant ces documents, vous renforcez votre crédibilité et simplifiez la gestion de votre micro-entreprise 🙂