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Freelance : s’organiser et gérer son temps

Ou devrait-on dire… gérer son temps et s’organiser ? Qui de la poule ou de l’œuf …?
Pour couper court, écoutons David Allen, consultant en productivité et auteur de la méthode Getting Things Done : “You can’t manage time anyway. Time just is. But you can manage yourself during time”.

SE PRENDRE EN MAIN

Chaque matin au réveil, nous disposons tous d’environ 1000 minutes. Ce trésor temporel ne peut être ni multiplié, ni épargné, ni étiré.  Envisageons-le comme un formidable champ des possibles. Sans prise sur le temps, la seule chose sur laquelle nous puissions agir est donc la manière dont nous employons ce temps. Tout est alors histoire de choix, et de posture. Choisir ce que l’on fait, comment et dans quel état d’esprit. Il s’agit de nous organiser pour gagner en sérénité, libérer du temps pour ceux et ce que l’on aime.

Voici 5 techniques et prises de conscience en matière d’organisation, mais gardez en tête que chacun fonctionne différemment. À vous de vous approprier ces outils et de créer vos propres recettes !

 

1. Limitez les interruptions

Les interruptions sont un véritable fléau en matière d’efficacité. Commencez par prendre le temps d’identifier vos motifs d’interruption : appels, notifications intempestives, réseaux sociaux, coworkers, …. Pourquoi vous interrompez-vous ? Ces interruptions sont-elles dues à des facteurs externes, plus ou moins maîtrisables, ou à vous-même, qui, de votre propre chef, interrompez votre travail ?
Mettez ensuite en place les moyens de limiter ces “voleurs de temps”, à défaut de pouvoir les éliminer totalement : bloquez vos notifications, fermez vos onglets, cachez votre téléphone, … Soyez inventifs !
> Exemple : utilisez les applications Freedom ou Forest pour gérer vos temps de connection.

2. Ne soyez pas multitâches

Le mythe du “multitasking” a fait long feu. Concentrez-vous sur votre tâche en cours. Une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois. Autrement dit, il sera toujours plus rapide de faire A puis B que de faire A et B en même temps. Se dédier entièrement à une tâche, c’est apprendre à se concentrer et gagner en efficacité.
> Exemple : vous pensez à une tâche alors que vous êtes déjà en cours de travail ? Notez-la simplement pour y revenir plus tard.

3. Faites le point

En début de mois, de semaine et de journée, listez vos tâches. Classez-les par importance d’urgence/de priorité. Une fois ce premier ménage fait, veillez à revenir dessus régulièrement pour réévaluer vos priorités et votre organisation en fonction de votre degré d’avancement et des imprévus survenus. Ces points et réajustements réguliers vous permettront d’éviter le sentiment de frustration et d’exaspération qui pourrait survenir en cas de tâche non achevée comme prévu.
> Exemple : à 14h, “rebootez” votre journée, faites le point sur ce que vous avez accompli, sur ce qu’il vous reste à faire. En d’autres termes, accordez-vous un nouveau départ. Si vous attendez la fin de journée pour évaluer votre efficacité, il sera trop tard pour réajuster – d’où des sentiments d’inquiétude et de mécontentement.

4. Prenez des pauses

J’ai coutume de dire “Les pauses, c’est du sérieux !”. Les neurosciences sont formelles : il n’y a pas à culpabiliser de faire des pauses, elles sont essentielles d’un point de vue biologique. Notre cerveau a besoin de déconnecter d’un sujet pour créer de nouvelles connections et renforcer celles existantes. La “bonne” pause va vous permettre de prendre du recul, de réévaluer votre travail, de repartir plus créatif et efficace.
Exemple : levez-vous, faites des étirements, regardez dehors, discutez avec un voisin – mais évitez d’utiliser votre temps de pause pour vérifier vos mails.

5. Soyez sympa

… envers vous-même. Vous avez bien travaillé ? Félicitez-vous, récompensez-vous !

À VOUS DE JOUER !

Pour récapituler :

  • On limite les interruptions en tous genres
  • On se concentre sur une tâche à la fois
  • On fait des points réguliers
  • On s’accorde des pauses
  • On est indulgent envers nous-même

Combinez ces différents outils, inventez votre propre système, c’est ce qui vous permettra de “gérer votre temps” et d’organiser votre travail sereinement. Si vous voulez avancer, créez vos propres règles. Et surtout, trouvez votre propre moteur, votre propre motivation : prenez un temps pour une vision d’ensemble, rappelez-vous “pourquoi vous faites ce que vous faites.”

Les liens utiles
> 5 étapes de la méthode Getting things Done
> “S’organiser pour réussir” le livre de David Allen

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