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Indépendant : comment bien rédiger ses devis et factures ?

Tout le monde sait ce qu’est un devis et une facture, mais savez-vous les rédiger correctement ?  Afin d’être tous à la page, la Bande fait un petit point sur les mentions à faire figurer sur vos devis et factures.

Tout d’abord, rafraichissons-nous la mémoire avec de bonnes vieilles définitions :

  • Facture : une facture est un document comptable qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou de services.
  • Devis : un devis est un état détaillé de travaux à accomplir, qui constitue un avant-projet et non pas un engagement formel.
  • Conditions générales de vente (CGV) : les conditions générales de vente sont l’ensemble des clauses encadrant les relations contractuelles entre un prestataire et un client.
Premiere étape : la rédaction du devis

Le devis est un document où figure la description détaillée et tarifée des produits/services qui seront fournis au client. Il sert à sécuriser les accords avec notre client avant de démarrer notre mission. C’est un véritable support juridique qui a valeur de contrat. 

Son rôle est de protéger les deux parties en cas de litige. Il est important d’y annexer vos Conditions Générales de Vente (CGV) pour encore plus de clarté et de sécurité.

Pour l’estimer correctement il est important de bien calculer certains points : le coût des matières premières, la main d’œuvre, la marge nécessaire ou encore le temps alloué et les imprévus.

Une fois les éléments listés et le contenu défini, il est important de respecter quelques règles pour rédiger un document conforme. 

Les mentions obligatoires, pour l’EI ou la micro-entreprise :
  • Le nom, la raison sociale et les coordonnées de votre entreprise
  • Votre n°SIRET – n°affiliation – code métier
  • Le nom,  la raison sociale et les coordonnées de votre client (et son n°SIRET si c’est un professionnel)
  • Le numéro du devis (numéro unique et selon une séquence chronologique et continue)
  • La date d’émission du devis
  • La durée de validité (exemple : “ce devis est valable sous 30 jours à compter de sa date d’émission”)
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA (si vous y êtes soumis)
    ou la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI” 
  • Le libellé de votre prestation

Puis dans un second temps (la plupart du temps sous la forme d’un tableau à colonnes) faites figurer :

  • La dénomination précise des produits/services
  • La quantité de chacun
  • Le prix unitaire HT de chacun
  • Le montant de TVA de chacun (si TVA applicable)
  • Le prix TTC de chacun

Enfin pour terminer, en bas de page :

  • Date (ou délai) et adresse de livraison/prestation
  • Modalités de paiement (virement, chèque…)
  • Délai de paiement et échelonnement le cas échéant
  • Pénalités appliquées en cas de retard de paiement
  • Durée de validité du devis
  • Signature du vendeur

Terminez votre devis par « bon pour accord et exécution en date du : … » accompagné d’un espace vide pour la signature de votre client. Une fois signé, le devis devient un véritable engagement et fera office de contrat commercial.

Étape suivante : rédiger la facture

Quelque soit la forme de l’entreprise, il est obligatoire de fournir une facture à son client dès la réalisation de la vente ou le dernier jour d’exécution du service. C’est la preuve juridique que votre prestation a bien été réalisée.

Le régime de la micro-entreprise bénéficie d’un allégement des obligations comptables, mais est également soumis à cette obligation de facturation. 

C’est un document à ne pas négliger car, bien rédigé, il permet de se prémunir d’éventuels complications en cas de retard et de refus de paiement. Les enjeux sont les suivants : 

  1. Sceller la transaction
  2. Remplir les obligations légales
  3. Rendre la créance recouvrable 
Les mentions obligatoires, pour l’EI ou la micro-entreprise :
  • Le nom, la raison sociale et les coordonnées de votre entreprise
  • Votre n°SIRET – n°affiliation – code métier
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA (si vous y êtes soumis) ou la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI” (pour les micro entreprises non assujetties à la TVA uniquement)
  • Le nom,  la raison sociale et les coordonnées de votre client (et son n°SIRET si c’est un professionnel)
  • Le numéro de la facture (numéro unique et selon une séquence chronologique et continue)
  • La date d’émission de la facture
  • La date de la vente ou de la prestation de service (si différente de la date d’émission)

Ensuite, la facture reprend exactement les même infos prestations que le devis signé par le client (détails des prestations, tarifs, rabais, TVA, montant total HT et TTC à régler…). À cela s’ajoute :

  • Le délai de paiement, les taux des pénalités de retard
  • La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros qui est prévue en cas de retard de paiement. 
Support et conservation

La facture doit être rédigée sur support papier ou électronique (PDF), et envoyée à l’acheteur même s’il n’en fait pas la demande. Il est obligatoire de conserver ses factures au moins 3 ans à compter de la vente, fiscalement ce délai est de 6 ans, et il est fortement conseillé de les conserver au moins 10 ans.

La gestion des factures peut se faire sur facturier papier, tableur Excel ou à l’aide d’un logiciel de facturation.

Attention : un devis signé ne fait pas office de facture ! Un devis signé par le vendeur et l’acheteur fait par contre office de contrat, engageant les deux parties à fournir le travail annoncé d’un côté, et à payer ce dernier de l’autre. En effet, la facture peut être différente du devis selon les imprévus qui peuvent survenir (les imprévus peuvent faire l’objet d’un devis complémentaire).

 Les conseils de la Bande
  1.  Ne travaillez jamais sans avoir un devis signé par votre client.
  2. D’expérience, nous vous encourageons à ajouter toutes les mentions qui vous semblent pertinentes sur vos devis. Mieux vaut trop de détails que pas assez, cela cadrera au mieux vos prestations !
  3. Pensez à demander un acompte à la signature du devis (entre 30% et 50% de la prestation). Il vous protègera des mauvaises surprises et vous permettra de gérer plus aisément votre trésorerie. Toute demande d’acompte doit être accompagnée d’une facture d’acompte.
  4. Pour une prestation longue, par exemple sur plusieurs mois, prévoyez de scinder vos paiements et d’envoyer des factures mensuelles. Vous pouvez soumettre un calendrier de paiement à votre client lors de la rédaction de votre devis.
  5. Soignez vos CGV, elles vous couvriront en cas de désaccord. Pensez-donc bien à les personnaliser en fonction de votre activité et de votre fonctionnement
  6. Pour éviter de dépasser les actions prévues dans votre devis, vous pouvez insérer les mentions suivantes: «toute prestation supplémentaire demandée par le Client donnera lieu à la création d’un nouveau devis»
  7. N’acceptez jamais de réaliser des prestations complémentaires sans avoir un nouveau devis signé.
  8. Misez sur le professionnalisme ! Vos clients ne vous reprocheront jamais d’être trop prévenant et de vous fournir un document détaillé. Cela vous évitera par ailleurs quelques mauvaises surprises. 
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