Tic tac tic tac : avril c’est le printemps mais aussi l’ouverture du bilan pédagogique et financier sur Mon Activité Formation. Un poil moins glamour que les jonquilles et les oiseaux qui gazouillent, mais tout aussi incontournabe.

La campagne BPF s’entame régulièrement avec une vague de questions pour les indépendants formateurs d’entre nous : « C’est quoi exactement ? », « Est-ce que ça me concerne ? », « Dois-je remplir le cadre G ? ». Quand ce n’est pas : « Attends, j’ai un numéro de formateur moi ? » 😉

Ce guide est donc fait pour vous si vous intervenez en formation pour le compte d’autres organismes (des écoles, des centres de formation, des OF) et que vous facturez directement ces structures sans contact financier avec vos apprenants.

Ici, je reprends les choses dans l’ordre : ce que vous déclarez, comment vous connecter, quoi mettre où, et surtout les erreurs classiques à éviter pour ne pas bloquer ou fausser votre déclaration.

👉🏻 Les démarches de déclaration sont ouvertes du 1ᵉʳer avril au 31 mai 2026, sur l’exercice civil 2025.

Qui doit remplir un BPF en 2026 ?

En tant que micro-entrepreneur formateur, vous intervenez pour le compte d’un ou plusieurs organismes de formation (OF). Vous facturez l’OF qui vous mandate (et non vos stagiaires/apprenants). C’est ce qu’on appelle la position de sous-traitant.

Avec votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), vous avez l’obligation de transmettre chaque année un Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Ce BPF retrace votre activité de l’exercice précédent : ici, pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025.

⚠️ Si vous ne déposez pas votre BPF, votre NDA devient caduc (oui, je sais, qu d’acronymes !). Vous disparaissez alors de la liste publique des organismes de formation. Vous perdez aussi le droit de facturer légalement des prestations de formation professionnelle. Et ce n’est pas tout : les OF avec lesquels vous travaillez peuvent eux aussi en pâtir. Leur certification Qualiopi peut se retrouver en difficulté.

🙋🏻‍♀️ Si vous n’avez effectué aucune prestation de formation sur l’année écoulée, la DREETS peut rendre votre agrément caduque. Il faut donc avoir encaissé minimum une prestation sur l’année pour conserver notre NDA.

Préparer son BPF : ce qu’il faut rassembler avant de commencer

Ce qu’il faut avoir sous la main

On a toutes et tous déjà tenté le formulaire administratif « au talent » 🤭. Chaque champ abordé les doigts croisés, en espérant ne pas dire n’importe quoi. Faisable, mais borderline et surtout inutilement risqué en ce qui concerne le BPF ! On prend donc dix minutes pour rassembler quelques docs avant d’ouvrir la plateforme Mon Compte Formation :

Vos factures de formation N-1

Listez toutes les factures émises à destination de vos organismes au titre de prestations de formation professionnelle continue, avec pour chacune :

• la date
• le nom de l’organisme de formation qui vous missionne
• le montant HT
• le nombre de stagiaires concernés (= vos apprenants)
• le nombre d’heures de formation dispensées
  

Vos charges liées à la formation

Alors oui, en micro-entreprise, vous ne tenez pas de comptabilité « au réel » (vous avez un abattement sur votre CA). Vous devrez néanmoins reconstituer une estimation de vos dépenses directement liées à votre activité formation. Déplacements, matériel pédagogique, outils numériques, formations suivies : toutes dépenses en lien avec votre activité de formateur. Ces montants se retrouvent facilement. Jetez un œil à votre outil compta (type Indy, Freebe, Tiime) par exemple.

Vos données pédagogiques de l’an passé

Pour chaque intervention en sous-traitance, notez le nombre d’apprenants et le nombre d’heures-apprenant. Le calcul est le suivant : nombre d’apprenants × nombre d’heures de formation suivies par chacun. Il s’agit des heures en présence pédagogique effective (pas les heures de préparation ni les temps administratifs).

Exemple : une session de 6 heures animée pour 8 apprenants = 8 apprenants, 48 heures-apprenants.

🙋🏻‍♀️ Si vous n’avez pas tenu ce suivi en cours d’année (rouloulou !), pas de panique. Reconstituez-le à partir de vos conventions et contrats. Pour les exercices suivants, adoptez un petit tableau mensuel (date, OF, nombre de stagiaires, heures). Quelques minutes par intervention, et le printemps prochain sera beaucoup plus sympa.

Étape 1 : se connecter à Mon Activité Formation (MAF)

👉🏻 Rendez-vous sur : monactiviteformation.emploi.gouv.fr

Cliquez sur « Accéder à MAF », puis connectez-vous avec votre adresse électronique et votre mot de passe EFP Connect. L’ancien portail MDEF a été remplacé par EFP Connect, mais vos identifiants restent valables.

Une fois connecté, vous vous retrouverez dans l’une des quatre situations suivantes :

• Le bouton « Saisir le Bilan Pédagogique et Financier » apparaît directement
  C’est le cas nominal. Cliquez dessus et passez à l’étape 2.
• L’application vous demande de saisir un « code responsable des accès »
  Ce code vous a été envoyé par courrier lors de l’attribution de votre NDA. Il vous donne accès à votre espace MAF et le statut de gestionnaire des accès. Saisissez-le pour continuer.
  🙋🏻‍♀️Si votre code est périmé ou introuvable (ça arrive aux meilleurs), utilisez le chatbot « J’ai besoin d’aide » en bas à droite de l’écran MAF.
• Vous n’êtes pas habilité et un autre gestionnaire existe pour votre organisme
  En tant que micro-entrepreneur formateur seul, cette situation est peu probable. Si elle se présente, utilisez le bouton « Demander un accès à un gestionnaire » et saisissez votre SIRET. Vous pouvez également saisir directement le code responsable des accès pour reprendre la main.
• La tuile « Saisir le BPF » n’apparaît pas du tout
  Trois raisons possibles : la campagne n’est pas encore ouverte (avant le 1er avril), le BPF a déjà été transmis, ou votre NDA est caduc. Si votre NDA est caduc, vous devrez saisir une nouvelle déclaration d’activité ou contacter votre Service Régional de Contrôle (SRC).

Étape 2 : cadre A – identification de l’organisme

Ce bloc est normalement pré-rempli par l’administration. Vérifiez que vos informations sont exactes : SIREN, SIRET, dénomination, adresse, code NAF, adresse mail de contact.

Vous avez déménagé ou changé de SIRET ? C’est le moment de le mettre à jour. En cas de changement de région, un nouveau numéro de Déclaration d’Activité vous sera automatiquement attribué.

🙋🏻‍♀️ Point de vigilance : l’adresse mail affichée est celle sur laquelle on vous contactera en cas d’anomalie. Si elle n’est plus active, pensez à la corriger (sinon vous risquez de rater une relance sans vous en apercevoir, oupsi).

Étape 3 : cadre B – informations générales

Ce cadre comporte trois éléments à renseigner. Attention à bien cochée la troisième question qui est obligatoire et bloque la transmission si elle n’est pas cochée :

👉🏻 Cliquez sur Enregistrer avant de passer au cadre suivant.

Étape 4 : cadre C – bilan financier HT & produits de l’organisme

C’est ici que vous déclarez votre chiffre d’affaires formation hors taxes réalisé l’année passée. En tant que micro-entrepreneur formateur sous-traitant, une seule ligne vous concerne : la ligne 10. C’est elle qui recense les recettes issues de contrats conclus avec d’autres organismes de formation.

Les lignes à remplir (ou non) :

🙋🏻‍♀️ Pensez bien à déclarer les montants HT et non TTC et ne confondez pas « montant facturé » et « montant encaissé ». Ici ce qui compte, c’est ce qui a été facturé sur l’exercice N-1 en HT.

Étape 5 : cadre D – bilan financier HT & charges de l’organisme

Ce cadre comporte trois lignes. En tant que micro-entrepreneur solo, voici quoi y mettre :

🙋🏻‍♀️ Piège fréquent : laisser le cadre D (charges) à zéro faute de temps (ou d’infos !) Une déclaration avec un CA significatif et zéro charges ? Bizarre.

Étape 6 : cadre E – personnes dispensant des heures de formation

Ce cadre identifie les formateurs qui ont intervenu pour votre organisme.

🙋🏻‍♀️ Ici, il ne faut pas multiplier vos heures de formation par le nombre d’apprenant. Si vous avez animé 40 heures de formation sur l’année, vous inscrivez 1 personne (vous) et 40 heures. Peu importe le nombre d’élèves présents.

Étape 7 : cadres F & G – stagiaires

Cadre F : type de stagiaires de l’organisme

Le formulaire le dit lui-même dans son encadré d’instruction : « Si vous intervenez exclusivement en sous-traitance, ne complétez pas le cadre F. Passez directement au cadre G.« 

👉🏻 C’est votre cas ! Passez directement à l’encart G en laissant les 4 sous-cadres F sans rien y saisir.

🙋🏻‍♀️ Le cadre F-2 « Dont activité sous-traitée » peut porter à confusion mais il n’est pas fait pour vous. Bien qu’il parle de sous-traitance, il concerne les actions que vous auriez vous-même confiées à un autre OF. Ce n’est pas votre cas.

Cadre G : stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme

Le cadre G s’intitule : « Bilan pédagogique : stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme par un autre organisme de formation ».

Vous avez deux champs à renseigner :

⚠️ Attention : si un apprenant a bénéficié de plusieurs sources de financement, dont un apport personnel, c’est la catégorie « particulier » qui prime. Une seule catégorie par stagiaire.

Étape 8 : Cadre H – personne ayant la qualité de dirigeant

Ce cadre affiche un tableau listant les dirigeants enregistrés pour votre organisme.
En micro-entreprise individuelle, bien entendu c’est votre nom doit y apparaître 🙂

Étape 9 : vérifier et transmettre

Avant de cliquer sur « Transmettre », parcourez le récapitulatif. Le système liste les erreurs bloquantes cadre par cadre. Les deux plus fréquentes pour votre profil sont le cadre E (champs non complétés) et le cadre H (dirigeant principal non coché).

Vérifiez la cohérence entre ces trois points :

👉🏻 Une fois transmis, téléchargez immédiatement le BPF au format CERFA et l’attestation de dépôt depuis l’écran de confirmation. Vous pouvez les retrouver ultérieurement via « Mon organisme de formation » > « Informations générales ».

Pour conclure

Le BPF, c’est un peu comme la déclaration de revenus (je vous entends souffler d’ici :D) : on a beau la faire chaque année, tous les printemps c’est pareil, on appréhende de faire n’importe quoi. Mais vous l’aurez vu, avec un peu d’huile de coude, ccompagné d’un petit café et d’un excellent (au moins ça) article tuto : nous voilà libéré-délivré !

Alors si vous ne deviez retenir qu’une chose de ce guide : trackez vos interventions à chaque mission et documentez vos prestations. Date, OF, nombre d’apprenants, nombre d’heures, etc. Ça vous prendra quelques minutes à peine au moment T et ça vous évitera une chasse au trésor admin’ lors de la complétion de votre formulaire.

Et si après lecture vous avez encore des doutes sur votre situation (votre statut, vos obligations, ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire, etc.), venez discutez de tout ça avec moi pour qu’on creuse le tout ensemble en accompagnement 1:1.

Allez zou, bonne déclaration 🙌🏻