La checklist des obligations des autoentrepreneurs
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26 mai 2020

La check-list des obligations des auto-entrepreneurs

[vc_row][vc_column][vc_column_text c_id= ».vc_1590470597490″]Vous venez de déclarer votre début d’activité en tant que micro-entrepreneur : félicitations ! Un joli pas de fait, mais vous vous en doutez certainement, vos démarches ne s’arrêtent pas là. Pour autant, aucun organisme ne vous adresse la liste complète et pédagogique des obligations qui vous incombent désormais. Heureusement, Bande à part vous […]

[vc_row][vc_column][vc_column_text c_id= ».vc_1590470597490″]Vous venez de déclarer votre début d’activité en tant que micro-entrepreneur : félicitations ! Un joli pas de fait, mais vous vous en doutez certainement, vos démarches ne s’arrêtent pas là. Pour autant, aucun organisme ne vous adresse la liste complète et pédagogique des obligations qui vous incombent désormais. Heureusement, Bande à part vous a concocté le récapitulatif des opérations comptables et fiscales à effectuer impérativement ainsi que des recommandations supplémentaires pour bien démarrer votre auto-entreprise.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text c_id= ».vc_1590471302385″]

Les formalités comptables obligatoires

 

1/ Tenir un livre de recettes et un registre des achats

Le livre des recettes répertorie par ordre chronologique chaque vente encaissée et prend la forme d’un tableau à 6 colonnes indiquant :

  • la date d’encaissement de la recette
  • la référence de la facture
  • le nom du client
  • la nature de la prestation
  • le montant
  • le mode de paiement (virement, chèque ou espèces)

Il est obligatoire pour toutes les micro-entreprises.

Le registre des achats, quant à lui, ne concerne que les activités de vente de marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ainsi que les prestations d’hébergement. Pour chaque acquisition, il doit comporter des informations similaires au livre des ventes (date d’achat, référence de la facture, nom du fournisseur, etc.).

Même si ce registre n’est pas un devoir de tous les auto-entrepreneurs, il demeure judicieux de consigner toutes ses dépenses professionnelles. Cela vous permet de connaître votre chiffre d’affaire réel et de visualiser lorsqu’il devient pertinent de changer de statut pour quitter le régime microfiscal. En effet, si vos charges deviennent plus importantes que l’abattement forfaitaire pratiqué sur votre chiffre d’affaires pour le calcul de votre impôt, il est préférable d’opter pour un régime permettant de déduire vos frais. Retrouvez ici le guide pour bien choisir son statut.              

Ces deux documents peuvent prendre une forme papier ou électronique. Des modèles officiels sont disponibles en ligne et des outils de gestion comptable, tels que Freebe pour les freelances, existent pour nous simplifier les démarches. L’option tableur Excel fonctionne également très bien !

 

2/ Établir et conserver les factures

Lors de chaque vente ou prestation, le micro-entrepreneur est tenu de délivrer une facture à ses clients mais aussi d’en conserver un exemplaire durant les 10 prochaines années, en cas de contrôle fiscal. Ces justificatifs de paiement comportent des mentions obligatoires :

  • la date d’émission
  • le numéro de facture déterminé par ordre chronologique
  • les coordonnées de l’auto-entrepreneur (nom, prénom et adresse professionnelle) et son numéro de SIREN
  • l’identité et l’adresse de l’acheteur
  • la date de livraison ou d’exécution
  • la désignation de la prestation, sa quantité, son prix unitaire
  • le prix total à payer hors taxe et toutes taxes comprises si vous êtes assujetti à la TVA
  • le numéro de TVA ou la mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI » en cas de dispense

Un micro-entrepreneur est exonéré de déclaration et paiement de la TVA si son chiffre d’affaires n’excède pas les seuils de franchise en base de TVA. Dans cette situation, le montant facturé au client et encaissé correspond au montant hors taxe (HT). Si vos revenus annuels dépassent le plafond, c’est le montant TTC qu’il convient de facturer et de déclarer à l’État.

Toutes les bonnes pratiques pour rédiger ses factures et ses devis vous sont expliquées dans cet article.

 

3/ Ouvrir un compte bancaire dédié à son entreprise

Depuis la loi Pacte du 22 mai 2019, l’ouverture d’un compte bancaire dédié à son activité n’est obligatoire que lorsque le chiffre d’affaires devient supérieur à 10 000 € durant deux années civiles consécutives. Si tel est votre cas, vous disposez alors de 12 mois pour procéder à cette opération.

Ce compte n’est pas nécessairement un compte professionnel, il peut s’agir plus simplement d’un nouveau compte courant, séparé de votre compte personnel et dédié aux opérations suivantes :

  • encaisser ses ventes
  • effectuer des dépenses relatives à son activité, les prélèvements pour les cotisations sociales et charges fiscales
  • procéder à des virements pour sa rémunération
  • obtenir un crédit pour son entreprise

 

Les obligations déclaratives et fiscales des micro-entrepreneurs

1/ Déclarer son chiffre d’affaires tous les mois ou trimestres

Lors de votre enregistrement, vous avez le choix de déclarer vos revenus mensuellement ou chaque trimestre. Si vous bénéficiez des allocations chômage ou de minima sociaux, il est recommandé de sélectionner la déclaration mensuelle pour être en mesure de fournir des justificatifs rapidement et de recevoir la juste compensation chaque mois.

Dans tous les cas, la première déclaration ne s’effectue qu’au minimum 90 jours après votre début d’activité. Par la suite, vous devez déclarer le montant de vos revenus encaissés HT, même s’ils sont nuls, suivant le calendrier choisi :

  • avant le 30 du mois suivant l’encaissement
  • en janvier, avril, juillet et octobre pour la déclaration trimestrielle

À noter que chaque déclaration manquante entraîne une pénalité de 50 €.

L’opération s’effectue systématiquement en ligne sur autoentrepreneur.urssaf.fr ou sur l’application mobile « AutoEntrepreneur Urssaf ». Vos cotisations et le versement libératoire de l’impôt sur le revenu sont alors calculés et payés puis l’organisme vérifie que vous ne dépassez pas les plafonds de TVA et de micro-entreprise.

2/ La déclaration annuelle d’impôts sur le revenu

Quelque soit l’option fiscale retenue, vous avez le devoir de compléter une déclaration additionnelle des revenus des professions non salariées de l’année N-1 à votre déclaration d’impôts. Vous la recevez en même temps que cette dernière, généralement entre mi-avril et début mai, sous la forme du formulaire 2042 C PRO. Le montant total des recettes encaissées -et non facturées- sur l’année civile doit y être indiqué.

 

Les démarches indispensables pour se protéger

Bien qu’elles ne soient pas obligatoires, certaines formalités sont vivement recommandées pour vous couvrir des risques de votre métier et de la vie.

1/ L’assurance responsabilité civile professionnelle

Comme tout professionnel, l’auto-entrepreneur est responsable des dommages que ses locaux, son matériel, ses produits, ses services et lui-même peuvent causer. Il peut s’agir aussi bien d’un café renversé sur le MacBook de votre client, que de la chute d’un individu dans vos locaux ou une prestation que vous ne pouvez pas assurer à temps suite à un cas de force majeur et pour laquelle un client vous réclame des indemnités. Dans ces situations, la responsabilité financière du micro-entrepreneur est illimitée. C’est pourquoi l’assurance responsabilité civile professionnelle, couramment appelée « RC pro », bien que facultative pour la majorité des professions, demeure indispensable.

La souscription s’estime entre 100 € et 200 € par an, selon votre chiffre d’affaires, type d’activité et couverture désirée. Un montant bien moindre comparé aux cotisations des autres types d’entreprise. Prenez le temps d’envisager la protection la plus adaptée aux risques auxquels vous êtes soumis, sans oublier de consulter les franchises et exclusions des contrats.

Cette démarche est un gage de sérieux face à vos clients, alors mentionnez votre RC Pro sur vos devis et vos factures pour vous crédibiliser. Ils sauront ainsi que l’assurance viendra en renfort si un problème survient durant vos prestations.

2/ Mutuelle et prévoyance

Si vous n’êtes pas salarié ou rattaché à la mutuelle de votre conjoint(e)s, l’adhésion à une complémentaire santé est fortement conseillée pour s’ajouter aux remboursements de l’Assurance Maladie lors de vos parcours de soin ou hospitalisations. Personne n’est à l’abri de soucis de santé et certains frais peuvent rapidement s’élever en cas de dépassements d’honoraires ou de soins non pris en charge.

Pour choisir votre organisme, veillez à analyser vos besoins et comparer les offres du marché. Vous pouvez aussi consulter les recommandations des membres du groupe Facebook Bande à part Nantes en effectuant une recherche sur la requête « mutuelle ».

La prévoyance, quant à elle, vous protège en cas de maladie ou d’accident générant un arrêt de travail temporaire ou permanent. Cette assurance permet notamment :

  • de maintenir vos revenus en cas d’arrêt de travail
  • de percevoir une rente en situation d’invalidité
  • de verser un capital à votre famille en cas de décès

Les indemnités journalières et pensions d’invalidité délivrées par la Sécurité Sociale des Indépendants sont soumises à certaines conditions et se limitent à un pourcentage de vos revenus actuels. La prévoyance vous permet alors de compenser pour subvenir à vos besoins en cas de coup dur. Elle n’est pas obligatoire mais, personne ne pouvant prédire l’avenir, se protéger des imprévus est essentiel !

3/ Réaliser des devis

Le devis est un document que vous transmettez à votre client au préalable d’une mission pour en exposer les tarifs. Bien qu’il ne soit pas exigé en cas de contrôle fiscal, il vous met à l’abri des malentendus en détaillant votre prestation et ses contours (délais, modalités de livraison, frais de déplacement, garantie, etc.).

Il agit également comme un contrat : vous êtes tenu de réaliser les prestations telles que décrites, et le client est engagé dès lors qu’il signe le « bon pour accord ».

Vous le constaterez, selon la nature de votre activité, les obligations des auto-entrepreneurs diffèrent. Si malgré ce guide, vous avez encore un doute, surtout n’hésitez pas à poser votre question dans le groupe Facebook Bande à part qui laisse la part belle à l’entraide. Pensez également aux rendez-vous personnalisés proposés par Alix, la consultante de la bande : une heure de conseil peut parfois résoudre toutes vos interrogations ![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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Hello moi c’est Alix !

Freelance depuis plus de dix ans, je déploie mon énergie à aider les indépendants à s’épanouir dans leur vie de freelance. Je mets mon esprit pratique ma passion pour l’optimisation au profit de la communauté Bande à part pour permettre à chacun de développer son activité sereinement ! C’est moi que vous retrouverez derrière les différentes initiatives de la Bande.