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Automatiser ses taches pour optimiser son quotidien

Aujourd’hui, parlons “gestion du temps et automatisation” ! Vous vous rappelez sans doute de la scène d’ouverture du film de Chaplin “Les Temps Modernes”, sorti en 1936. Au-delà de sa dimension critique envers la société et le travail aliénant, le long-métrage interpelle sur l’absurdité de la répétition d’un geste mécanique quotidien. Plus de 70 ans plus tard, à l’heure du tout numérique, comment s’épargner des tâches et actions répétitives/fastidieuses/ingrates et redevenir maître de son temps ?

Automatiser toute action nécessitant plus de 90 secondes ?

Si vous ne connaissez pas Nihad Abbasov (ou son blase “NARKOZ” sur Github), l’anecdote suivante devrait vous donner à réfléchir. Régulièrement relayée sur Internet depuis 2015, son histoire flirte entre vérité, légende urbaine et fable universelle. 

Narkoz est développeur informatique en Azerbaïdjan. Ce dernier s’est fait connaître pour avoir publié un ensemble de bouts de code en langage Python, dont il aurait hérité d’un ancien collègue. Ce dernier avait pris le pli de créer un script d’automatisation pour chaque geste de son quotidien pro lui réclamant plus de 90 secondes. Les scripts sont d’ailleurs encore accessibles sur Github à ce jour. Et vous allez vous rendre compte que le type avait une imagination plutôt débordante en matière de rationalisation de son temps :

  • smack-my-bitch-up.sh :  tiré d’un titre du groupe Prodigy, ce script consistait à envoyer un SMS à son épouse, en piochant aléatoirement dans une liste d’excuses pour expliquer son retard à rentrer le soir du boulot. L’envoi du SMS se déclenchait dès qu’une éventuelle activité sur la session de son ordinateur était détectée après 21h.
  • Hangover.sh : partant du principe que, s’il n’avait pas manifesté d’activité sur son poste après 8h45, c’est qu’il aurait sans doute la gueule de bois, ce script se chargeait d’envoyer un message pour se faire “porter pâle” auprès de sa direction et expliquer qu’il serait en télétravail ce jour-là.
  • Kumar-Asshole.sh : un système avancé de détection de mots clés dans sa boîte mail, lui permettant d’automatiser la remise en place de certains projets sur lesquels ses clients avaient tendance à “tout casser”. En prime, le script s’occupait d’envoyer un e-mail rassurant ce dernier sur le fait que le nécessaire avait été fait.
  • fucking-coffee.sh : le summum. Hacker la machine à café de la boîte, s’arranger pour que le café se lance de lui-même, lui laissant 24 secondes pour parcourir la distance entre sa chaise et la machine.

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Vous aider a prendre les bonnes décisions

N’étant peut-être pas particulièrement “geek” vous-même, vous pourriez être tenté de me rétorquer que cette histoire n’est que l’apanage d’un obscur informaticien d’un pays que nous sommes à peine capables de placer sur une carte. En vérité, pas uniquement mais nous y reviendrons. 

La première chose que vous devez retenir de ceci, c’est l’économie de charge émotionnelle réalisée par ce type lui redonne du temps pour se consacrer à l’essentiel

Et notre développeur de Baiku n’est pas le seul à avoir compris qu’une partie de la réussite réside dans le fait de s’épargner des tâches non-essentielles occupant bien trop de place dans un cerveau : 

 

« J’essaie d’avoir moins de décisions à prendre. Je ne veux pas décider quoi porter ou quoi manger. J’essaie de retirer de ma vie les problèmes quotidiens qui absorbent les gens pour une bonne partie de leur journée ».
Barack Obama

 

On peut également citer Steve Jobs (pull noir, jeans, baskets blanches en grandes quantités) ou encore un certain M. Zuckerberg (t-shirt informe) sur la question du “non-choix” vestimentaire pour s’épargner “du temps de cerveau disponible”. 

Clearer Thinking est un questionnaire destiné à vous aider à quantifier la valeur de votre temps, de manière rationnelle. Son but ? Vous aider à faire les bons choix d’action en toute connaissance de cette constante. Par exemple, si vous savez qu’une heure de votre temps est estimée à 40$, vous déplacez dans un magasin pour faire l’économie de quelques dollars de frais de port sera-t-il réellement un bon calcul ? 

Beaucoup de gens pourraient être effrayés par l’idée d’estimer la valeur monétaire de leur temps ou considérer qu’on atteint le degré ultime de la rationalité économique. En revanche, si vous êtes freelance gardez à l’esprit que la plupart du temps vous vendez du temps d’expertise probablement selon un taux horaire ou journalier. Cela devrait avoir davantage de sens pour vous et vous permettre de réaliser la non-rentabilité d’une sollicitation, d’une action ou d’un effort colossal pour un faible rendement (intellectuel, social, santé ou bien sûr financier). Le but est de vous éviter de faire des “économies de bouts de chandelles” qui n’en seront pas vraiment et de récupérer du temps là où vous le perdez réellement : trajets, réseaux sociaux, notifications, etc.

Attention tout de même à ne pas appliquer ce raisonnement en toute circonstance. La vie est aussi faite de moments où il est vital de ne pas compter votre temps, que cela soit quand vous bullez devant une série Netflix ou que vous ne faites simplement “rien” en famille pour le simple plaisir de ne “rien” faire et profitez de vos proches. 

Quelles habitudes puis-je développer ?

La liste ci-dessous est toute personnelle et n’a aucune prétention d’exhaustivité. Elle paraîtra excessive à certain·e·s et trop légère à d’autres. Moralité ? Constituez la vôtre et ajustez-la au fur et à mesure de vos expériences et usages. 

Classer / personnaliser vos espaces de travail

Comme moi, vous avez sans doute beaucoup de données à classer tous les jours. Comptabilité, documents, e-mails, fichiers de travail, ce seul exercice peut être extrêmement chronophage. J’ai donc opté pour une série de mécanismes pour optimiser ces tâches.

  • Écran d’accueil :  j’ai toujours le même système de classement des applications ou logiciels, par thèmes, sur les écrans d’accueil de mes différents appareils. Je ne cherche plus, je sais déjà où trouver (ça a l’air de rien dit comme cela mais il y a une vraie nuance entre les deux).
  • Emails : Je crée systématiquement un dossier thématique et un filtre lié pour classer les e-mails d’un même destinataire lorsque je reçois plus de 5 emails de sa part (ou membre d’une même équipe) dans un intervalle rapproché (ou qu’il est susceptible de me réécrire dans un avenir proche). Cela prend 1 minute à concevoir et vous n’aurez plus jamais à classer les e-mails de ce(s) destinataire(s) si les règles de votre filtrage sont bien conçues.
  • Arborescence : Je classe toujours mes dossiers et fichiers de travail selon une nomenclature stricte. À l’usage, si la chronologie est plus importante, je commence par indiquer la date (selon le format anglo-saxon “année – mois – jour” pour que le classement soit également alphabétique, pour la facturation notamment) ou bien par thème si cette chronologie n’a pas d’importance. Je peux être amené à précéder le thème de numéros si j’ai besoin que ce dernier soit classé tout en haut de la pile (au hasard, le dossier “Freelance/00 – Administratif/”). Si je juge que j’aurai besoin d’accéder à un dossier sur plusieurs appareils, je place ce dossier sur un Drive dédié, respectant là aussi mon système de nomenclature.
  • Gérer les notifications : on a déjà traité ce sujet ici.
  • Logiciels : la plupart des logiciels que vous utilisez au quotidien autorisent plus une moins de les personnaliser de manière poussée. Cela peut vous permettra d’organiser à volonté les différents panneaux d’outils à disposition, pour les avoir toujours à portée de main et aussi d’exporter ses préférences vers l’ensemble des appareils que j’utilise régulièrement. Cultiver de bonnes habitudes c’est bien, pouvoir en profiter en toute circonstance sur vos environnements de travail, c’est encore mieux.

Avant de me lancer dans la découverte d’un logiciel, je vais souvent commencer par identifier les raccourcis clavier qu’il propose. Imaginez le gain de temps sur le long terme si vous prenez dès le début les bons réflexes … 

Développez des routines (tenables)
  • Gabarits : s’il y a une notion clé à retenir de cet article, c’est sans doute celle du gabarit. Un gabarit est un modèle type servant de point de départ à toute nouvelle occurrence d’un même exercice donné.  De mon humble opinion, on peut faire des gabarits types pour probablement tout. La seule limte sera votre imagination. Des modèles d’emails de relance, d’envoi de devis / facture de solde / facture d’acompte, pour la facturation, la comptabilité, pitcher votre activité, la gestion de projet, la conception de supports de présentation, vos e mailings, vos courriers, la formation, etc. Posez-vous régulièrement la question suivante : “si c’est récurrent ou que j’ai l’impression d’avoir déjà écrit un paragraphe plusieurs fois, est-ce que je peux en créer un gabarit type ?”. Seules la connaissance de votre métier et l’expérience vous aideront à décider si cela vaut le coup d’investir du temps dans la conception d’un gabarit pour telles actions à court, moyen et long terme. En bref, réinventez la roue uniquement quand cela en vaut la peine.

Ainsi, au début de chaque projet (dans mon cas de conception de site web), je reprends toujours la même base de code (une sorte de bibliothèques de fragments de code prêts à l’emploi si vous préférez) dont j’ai pu éprouver la fiabilité au fil des années / projets. Partant toujours de cette base, j’y greffe ensuite la couche de spécifique propres à chacun des demandes de mes clients. 

À l’issue du projet, je prends toujours un temps nécessaire pour établir quels ont été les aspects du projet sur lesquels j’ai pu “essuyer les plâtres” ou qui m’en ont fait bavé. À partir de ces constats, je me pose systématiquement la question d’incorporer (ou non) ces résolutions au sein de ma base de travail, pour en faire hériter mes projets suivants. Là encore, la question est : “si c’est récurrent, est-ce que je peux capitaliser dessus ?”.

Ma base de code devient ainsi un véritable produit, qui se bonifie avec le temps et qui capitalise sur mes propres progrès techniques, régulièrement.  La dépense de temps à alimenter ma base de travail est compensée par le fait que je n’aurai plus jamais à reproduire une mini-action (constat saisissant quand vous multipliez cela par le nombre de projets concernés par cette mini-action). 

 

  • Tâches de fond : étant plutôt du genre bourré de “tocs de contrôle”, je me suis forcé à mémoriser le temps des programmes de la plupart de mes appareils d’électroménager. Mon but était d’être capable de synchroniser le lancement d’une vaisselle (0h29, 1h20 ou 2h40), d’une fournée de pain ( 0h50 ou 1h25 ), une série de yaourts “maison” ( 10h de repos ), d’une lessive ( 15min, 1h06 ou 3h32 ), du sèche-linge ( 3h15 ), etc. en maximisant le temps qu’ils m’offrent pour faire autre chose et pouvoir profiter de leurs apports une fois mes tâches prioritaires terminées. La question cruciale étant simplement d’établir dans quel ordre il est le plus judicieux de lancer ses tâches sans qu’elles ne demandent votre intervention.Sur le terrain du numérique, les possibilités offertes par des applications tel que Zapier ou IFTTT sont vertigineuses quand vous vous y penchez sérieusement. Ces deux applications vont effet vous permettre de réaliser des scénarios en connectant deux outils / services / applications que vous utilisez certainement ( la liste est bien trop longue pour être citée ici ). Un exemple simple pourrait être : ajouter une ligne dans un tableur Google Sheet à chaque fois que quelqu’un vous contacte sur votre site via le formulaire dédié, de sorte de pouvoir utiliser ce tableur comme base d’adresse pour l’envoie d’emailing via Mailchimp ou équivalent. Les combinaisons sont quasiment infinies. Ne sous-estimez jamais la rentabilité d’une tâche qui peut s’exécuter d’elle-même en sans votre implication active et sachez jouer sur les temps de latence lorsque vous êtes en standby sur une tâche : soit ce moment de creux vous permet de vous ressourcer soit c’est une occasion unique de réaliser quelque chose que vous repoussiez jusqu’à présent.
  • Discernez l’urgent de l’important : grâce à des outils comme Trello ou encore la Matrice d’Eisenhower (merci Caroline Abolivier et son chouette atelier “Bande à Part” sur la productivité pour cette découverte).
  • Partez du principe que, de toute façon, si vous avez un problème, d’autres l’ont sans doute eu avant vous et l’ont peut-être même résolu de manière durable, vous faisant économiser le temps de recherche d’une solution.
  • Sachez abandonner (pour mieux revenir) : votre cerveau n’a pas toujours la même efficacité pour un exercice donné selon le contexte (moment de la journée et endroit dans lequel vous vous trouvez, notamment). Soyez attentifs aux moments où il est le plus prolifique. En ce qui me concerne, bon nombre de mes problématiques se sont résolus mentalement “d’elles-même” au réveil ou bien sous la douche. Dans le même ordre d’idées, une demi-journée à procrastiner aurait peut-être mérité que vous “perdiez” quelques heures à vous oxygéner l’esprit dans un parc, plutôt que de faire tourner votre fauteuil de bureau sur lui-même dans le vide, la culpabilité au ventre. 

 

Tout n’est souvent qu’affaire de charge mentale après tout, nous ne sommes pas (encore) des machines et c’est très bien ainsi…  Si comme moi, la thématique du Temps vous obsède, je vous conseille fortement le documentaire Arte “Le temps, c’est de l’argent” datant de 2018. Vous verrez à quel point l’être humain est capable d’aller (trop) loin quand il s’agit d’optimiser son temps et celui des autres. 

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Portrait de freelance : Isabelle Cougnaud

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